NAOS Benelux S.R.L. (ci-après “NAOS” ou « Nous ») comprend l’importance de la protection des Données à caractère personnel. La présente Déclaration de confidentialité (ci-après “la Déclaration”) contient des informations importantes sur le traitement des données personnelles des clients, fournisseurs et tiers de NAOS dans le cadre de ses activités commerciales. La présente Déclaration de confidentialité s’adresse également aux visiteurs des sites internet suivants (ci-après « nos Sites Web ») :
- https://naos.com/be
- https://www.bioderma.be/
- www.esthederm.be
- https://ask-naos.be
- https://naos-business.be/
Dans cette Déclaration :
- « NAOS » : NAOS Benelux S.R.L., dont le siège social est situé Avenue Victor Hugo, 32, à 1420 Braine l’Alleud et enregistrée sous le numéro 0885.589.610.
- “Données à caractère personnel” (ci-après, 'Données personnelles' ou 'Données') : toute information relative à une personne physique qui peut être identifiée ou qui est identifiable directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation ou un identifiant en ligne.
- « Responsable du traitement »: la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.
- « Sous-traitant » : la personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.
- « Traitement de données à caractère personnel » : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
1. Champ d'application
Objectif
NAOS peut traiter les données personnelles des personnes de contact des fournisseurs, des clients ou de tout autre contact commercial dans le cadre de ses activités.
NAOS peut également collecter les données personnelles des visiteurs qui naviguent et utilisent nos Site Web.
En application des lois applicables en matière de protection des données, telles que le règlement général sur la protection des données 2016/679 et les lois nationales sur la protection des données, NAOS souhaite préciser quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons auprès de vous et comment vos données seront utilisées dans le cadre des activités commerciales de NAOS ou lorsque vous naviguez sur notre Site Web et lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter. La présente Déclaration énonce également les droits des clients, fournisseurs, tiers et visiteurs du Site Web de NAOS concernant leurs Données personnelles.
Destinataire de cette Déclaration
Cette Déclaration s'applique à/aux :
- Nos fournisseurs et/ou partenaires commerciaux ;
- Nos clients existants, prospects et anciens clients ;
- Membres, personnel, actionnaires, bénéficiaires effectifs de nos sociétés clientes/fournisseurs ;
- Les tiers dont les données personnelles nous sont fournies par nos clients/fournisseurs ;
- Les tiers dont les données sont recueillies ou traitées via tout autre contact commercial.
- Les utilisateurs/visiteurs de nos Sites Web.
Dans la mesure où nous sommes susceptibles de collecter et de traiter des données de tiers que vous nous avez communiquées ; nous vous demandons de bien vouloir informer lesdits tiers de l'existence de cette Déclaration afin qu'ils puissent avoir connaissance du traitement que nous effectuons sur leurs données et de leurs droits.
2. Responsable du traitement et Délégué à la Protection des Données
Responsable du traitement
Dans le cadre de ses activités, NAOS est amené à traiter vos données en sa qualité de Responsable du traitement dans la mesure où il détermine les moyens et les finalités du ou des traitements.
Coordonnées du Responsable du traitement :
- Nom : NAOS Benelux S.R.L.
- Courriel : contact
- Site internet : https://bioderma.be
- Adresse postale : NAOS Benelux S.R.L.
Avenue Victor Hugo, 32
1420 Braine l’Alleud
Belgique
Délégué à la Protection des Données et Responsable RGPD
Nous avons désigné un Délégué à la protection des données (« DPD » ou « DPO ») externe ainsi qu’un Responsable RGPD au sein de NAOS.
La mission du DPO et du Responsable RGPD est d'informer toute personne concernée sur les Données traitées. Ils fournissent des conseils et veillent au respect de la réglementation en vigueur, notamment le RGPD.
Vous pouvez contacter le DPO et/ou le Responsable RGPD pour toute question relative au traitement de vos Données personnelles et à l'exercice de vos droits.
Coordonnées de contact :
- Courriel : gdpr@be.naos.com
- Adresse postale : NAOS Benelux S.R.L.
Avenue Victor Hugo, 32
1420 Braine l’Alleud
Belgique
3. Catégories de Données personnelles de nos clients, fournisseurs et tiers collectées
Nous collectons et traitons les données à caractère personnel qui sont fournies à Naos directement par vous ou par l’organisme pour lequel vous travaillez. Les données suivantes peuvent être collectées :
- Données d’identification et de contact : civilité, nom, prénom, date de naissance, langue, etc.
- Données de commande, de facturation et de livraison (pour nos clients B-to-B) : banque, données d'identification financière, numéro de compte en banque, etc.
- Données d’identification professionnelle (pour nos clients B-to-B) : qualification professionnelle, affiliation à des organisations professionnelles, etc.
- Données concernant votre peau ou vos allergies : informations sur le type de peau, les problèmes de peau et les allergies ou réactions cutanées.
Vous pouvez également décider de fournir des informations supplémentaires/facultatives lorsque vous remplissez un formulaire sur notre site internet ou lorsque nous prenons contact avec vous (par téléphone, par e-mail ou lors d'événements).
NAOS peut également collecter des informations accessibles au public afin de vérifier les informations que nous avons recueillies et de gérer et développer notre activité.
4 . Données personnelles des visiteurs du Site Web collectées
Lorsque vous visitez notre Site Web, nous recueillons les données personnelles suivantes:
- Données de connexion, notamment :
- adresse IP
- moments de connexion
- Type de cookie
- Données de navigation récoltées via les Cookies, notamment :
- pages consultées
- durée de visite
- produits recherchés
- type de navigateur
- système d'exploitation utilisé
- mesure d'audience
- localisation (via l’adresse IP)
Nous utilisons des « cookies » (et des technologies similaires) sur nos sites web et nos applications. Ces petits fichiers qui stockent des informations sur le navigateur de votre ordinateur nous permettent de nous souvenir de certaines informations vous concernant (par exemple, le choix de la langue).
Nous stockons vos données récoltées par le biais des cookies présents sur notre site internet afin d'adapter notre site et nos applications à vos besoins et de conserver vos préférences pour vos prochaines visites. De cette manière, nous pouvons améliorer rapidement votre confort d'utilisation et vous proposer des services pertinents.
Si vous désirez vous inscrire pour recevoir notre newsletter, NAOS pourra collecter et traiter les catégories suivantes de données personnelles vous concernant:
- Nom, prénom;
- L'adresse;
- Les coordonnées (courriel, numéro de téléphone);
- Entreprise (pour nos clients B-to-B);
- Type de peau ;
- Le choix de la langue.
Vous pouvez également décider de fournir des informations supplémentaires/facultatives lorsque vous remplissez un formulaire sur notre site internet ou lorsque nous prenons contact avec vous (par téléphone, par e-mail ou lors d'événements).
NAOS peut également collecter des informations accessibles au public afin de vérifier les informations que nous avons recueillies et de gérer et développer nos activités.
5. Pourquoi collectons nous les données à caractère personnel de nos clients, fournisseurs et tiers ?
NAOS recueille les informations mentionnées au point 3 de la présente Déclaration aux fins suivantes :
- Gestion de la clientèle et des commandes ;
- Gestion des relations commerciales avec l'entreprise que vous représentez (gestion administrative, contrats et facturation) ;
- Gestion de nos propres arrangements commerciaux ;
- Organisation d’évènements (voyages, jeux concours, etc.) ;
- Relations publiques et marketing
- Nous pouvons utiliser vos Données à caractère personnel pour vous informer de nos activités, de nos services ou de nos bulletins d'information (newsletters), qui, selon nous, pourraient vous intéresser.
- Nous vous contacterons si vous nous demandez explicitement de le faire, ou si nous pensons que vous pourriez être intéressé par un service ou qu'un service donné pourrait profiter à votre entreprise/organisation.
- Si vous n'avez pas encore de relation commerciale avec nous, vous ne recevrez notre communication marketing que si vous nous avez explicitement et préalablement donné l'autorisation de vous contacter.
- Si vous avez déjà une relation commerciale avec nous ou si vous avez déjà fourni vos coordonnées, vous pourriez recevoir des publicités de notre part sans nous avoir fourni votre autorisation préalable. C'est le cas, par exemple, pour toute personne qui s'est inscrite aux newsletters et/ou pour les coordonnées fournies lors d'échanges commerciaux. Dans ce contexte, nous nous basons sur notre intérêt légitime à entretenir et poursuivre notre relation commerciale.
6. Pourquoi collectons nous les données à caractère personnel des visiteurs qui naviguent sur notre Site Web ?
NAOS recueille les informations mentionnées au point 4 de la présente Déclaration aux fins suivantes :
- Information et communication des utilisateurs du Site Web : nous collectons vos Données pour vous informer concernant nos activités, nos services ou notre newsletter, pour vous contacter si vous nous avez posé une question ou, dans certains cas, pour nous conformer aux obligations et exigences légales ou réglementaires.
- Sécurité du Site Web : Sur base de notre intérêt légitime à sécuriser notre Site Web, nous collectons et traitons votre adresse IP.
- Utilisation des cookies : Lorsque vous naviguez sur notre Site Web, nous installons des « cookies » :
- Qui sont nécessaires au bon fonctionnement de notre Site Web, sur la base de notre intérêt légitime à vous fournir un Site Web fonctionnel, et
- À des fins d'analyse de votre comportement de navigation sur notre Site Web, mais uniquement si vous avez donné votre consentement préalable.
Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur l’utilisation que nous faisons des cookies (catégorie de cookies utilisé, durée de conservation, etc.), veuillez consulter notre Déclaration relative à l’utilisation des cookies ou « Cookie notice » sur notre site internet via le lien suivant
- Utilisation des médias sociaux : Afin d'accroître notre visibilité sur Internet et d'assurer une proximité avec nos clients actuels et futurs, nous sommes également présents sur les médias sociaux tels que [Facebook, Instagram, TikTok et YouTube].
En visitant ces médias sociaux, vous pouvez choisir de partager certaines de vos données personnelles avec nous directement en nous contactant, en commentant et/ou en partageant nos articles.
En outre, nous vous recommandons de lire la Déclaration de confidentialité publiée par ces tiers sur leurs sites afin de savoir comment vos données personnelles sont traitées par ces tiers en leur qualité de Responsable du traitement des données.
7. Base juridique du traitement des données personnelles
Nous ne sommes autorisés à utiliser et à traiter vos Données à caractère personnel que si l'une des conditions suivantes est remplie :
- L'utilisation de vos Données à caractère personnel est nécessaire à l'exécution d'un contrat que vous avez conclu avec nous ou pour prendre les mesures nécessaires à la conclusion de ce contrat à votre demande.
- Nous avons obtenu votre consentement, libre et explicite, pour utiliser vos Données à caractère personnel dans un but spécifique.
- Vos Données à caractère personnel sont utilisées conformément à nos intérêts légitimes et en accord avec vos intérêts et vos droits.
- Nous sommes légalement tenus de traiter et de communiquer certaines données aux autorités et organismes compétents, tels que l'Autorité de Protection des Données (« APD »).
8. Comment vos informations seront-elles utilisées et partagées ?
Vos Données à caractère personnel ne seront transférées qu'à des collaborateurs sur la base du besoin d'en connaître, c'est-à-dire les destinataires qui doivent effectuer les différents traitements en rapport avec les finalités susmentionnées.
Nous pouvons être amenés dans certaines circonstances à partager certaines de vos Données à caractère personnel avec des sociétés du groupe.
Nous pouvons également partager vos Données à caractère personnel avec des tiers qui exercent des fonctions en notre nom et nous fournissent des services tels que des services informatiques, juridiques, financiers, comptables et autres. Étant donné que ces tiers ont accès aux Données à caractère personnel dans le cadre de l'exécution des services demandés, nous avons pris des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles afin de garantir que vos données ne sont traitées et utilisées qu'aux fins mentionnées dans l'article 4 de cette Déclaration.
Nous pouvons divulguer vos Données à caractère personnel pour nous conformer à nos obligations légales ou dans l'intérêt de la sécurité, de l'intérêt public ou de l'application de la loi. Nous pouvons divulguer des données dans le cadre d'un litige réel ou potentiel, ou pour protéger nos biens, notre sécurité, notre personnel et d'autres droits ou intérêts.
Vos Données à caractère personnel ne seront pas vendues ou louées à des tiers.
9. Transfert de vos données personnelles en dehors de l'UE/EEE
NAOS s'efforce de traiter les Données à caractère personnel uniquement au sein de l'Union européenne (UE) ou de l'Espace économique européen (EEE). Il est néanmoins possible que des Données à caractère personnel soient également accessibles ou transférées à nos partenaires ou prestataires de services dans des pays en dehors de l'UE ou l'EEE. Si un tel transfert a lieu, NAOS s'assure qu’un niveau de protection équivalent que celui en vigueur conformément au RGPD soit garanti.
Si vos Données à caractère personnel devaient être transférées à un tiers établi dans un pays qui n’est pas réputé offrir un niveau de protection des droits des personnes physiques à l’égard de leurs Données à caractère personnel, équivalent à celui de l’EEE/UE, le transfert de vos Données à caractère personnel sera encadré par l'un des mécanismes prévus au chapitre V du RGPD.
10.Combien de temps conservons nous les Données à caractère personnel ?
Vos Données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs mentionnés aux points 5 et 6 de cette Déclaration, ou aussi longtemps que vous ne retirerez pas votre consentement donné précédemment.
Étant donné que la nécessité de conserver les données dépend du type de données et de la finalité du traitement, les périodes de conservation peuvent varier.
Vous trouverez ci-dessous les critères sur lesquels nous nous basons pour déterminer les périodes de conservation de vos données :
- Combien de temps avons-nous besoin des données pour être en mesure de fournir le service demandé ?
- Avons-nous défini et annoncé une période de conservation spécifique ?
- Avons-nous obtenu l'autorisation de prolonger la période de conservation ?
- Sommes nous soumis à une obligation légale ou contractuelle, ou à une obligation comparable ?
Dès que nous n'avons plus besoin de vos données et que nous ne sommes plus légalement tenus de les conserver, nous les supprimons définitivement ou, si cela n'est pas possible, nous les rendons anonymes dans nos systèmes.
Vos données personnelles seront toutefois conservées et utilisées pendant la période nécessaire à l'exécution de nos obligations légales, au règlement de litiges ou à la conclusion de contrats.
Les données personnelles traitées dans le cadre de l'abonnement aux newsletters seront conservées jusqu'à ce que vous choisissiez de retirer votre consentement à recevoir ultérieurement des newsletters de notre part (voir ci-dessous). Veuillez noter que ce retrait n'aura d'effet que pour l'avenir.
11. Sécurité des Données
Vos données sont considérées comme strictement personnelles. À cette fin, NAOS a pris toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour les protéger contre toute destruction, perte, altération accidentelle et tout dommage, accès accidentel ou illégal ou autre traitement injustifié des données.
12. Droits des personnes concernées
a. Vous disposez de certains droits relatifs aux données personnelles que nous détenons à votre sujet : Vous disposez de certains droits relatifs aux Données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet :
i.Droit d'être informé
Vous avez le droit d'être informé, au plus tard au moment de la collecte de vos données, sur le traitement que nous effectuons, vos droits y afférents et l'exercice de ces droits. A ce titre, nous avons rédigé la présente Déclaration.
ii. Droit d'accès
Vous avez le droit de demander l’accès aux Données à caractère personnel vous concernant que nous traitons, et vous avez également le droit de les consulter. Vous avez également le droit d’obtenir une copie des Données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez également obtenir une réponse à toute question concernant le traitement de vos Données à caractère personnel (finalités du traitement, destinataires des données, durée de conservation, etc.)
iii. Droit de rectification
Vous pouvez nous demander de rectifier, compléter ou supprimer les Données obsolètes, incorrectes ou incomplètes que nous détenons à votre sujet.
iv. Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos Données à caractère personnel. NAOS peut ainsi arrêter temporairement et/ou partiellement le traitement qui est effectué. Vous pouvez arrêter définitivement un traitement déterminé ou tous les traitements qu'NAOS effectue sur vos Données à caractère personnel en exerçant votre droit d'opposition.
v. Droit à l’effacement/droit à l’oubli
Dans certaines circonstances, vous avez le droit d'obtenir l'effacement des Données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet, par exemple, lorsque les Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou lorsque vous avez retiré votre consentement et qu'il n'existe aucune autre base juridique pour le traitement.
vi. Droit à la portabilité des Données
Vous avez également le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous avez fournies à NAOS et de les transmettre à un autre Responsable du traitement.
vii. Droit d'opposition à certains types de traitement
En outre, et dans certaines circonstances, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles. Ce droit ne peut être exercé lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'obligations légales.
viii. Droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité compétente
Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse apportée par NAOS suite à l’exercice d’un de vos droits relatifs à vos Données à caractère personnel, si vous avez des remarques concernant l'exercice de ses droits, ou si vous estimez que le traitement de vos Données à caractère personnel n'est pas conforme à la législation, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données dont les coordonnées sont les suivantes :
“Autorité de protection des données”,
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
T : +32 (0)2 274 48 00 ;
F : +32 (0)2 274 48 35 ;
Email : contact@apd-gba.be,
Site internet : www.autoriteprotectiondonnees.be
b. Exercice des droits des personnes concernées concernant leurs Données à caractère personnel
Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations concernant le traitement de vos Données à caractère personnel ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter via l'un des canaux suivants :
Par courriel : gdpr@be.naos.com
Par Courrier postal : NAOS Benelux S.R.L.
Avenue Victor Hugo, 32
1420 Braine l’Alleud
Belgique
Nous vous demandons d'indiquer clairement quel droit vous souhaitez invoquer et à quel traitement de Données vous souhaitez vous opposer ou limiter ou quel consentement vous souhaitez retirer.
En cas de doutes raisonnables quant à l'identité de la personne qui émet la demande, NAOS peut demander que lui soient fournies des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer l'identité de la personne concernée.
Lorsque vous exercez vos droits, aucun frais ne vous sera facturé, sauf si nous considérons que la demande est manifestement infondée ou excessive (ce sera le cas, par exemple, lorsqu'il s'agit d'une demande répétée).
Toutefois, nous pouvons vous facturer une somme raisonnable ne dépassant pas nos coûts de reproduction pour toute copie supplémentaire demandée.
Pour toute demande relative à vos droits, nous répondrons à votre demande dans un délai d'un mois. Toutefois, ce délai peut être porté à deux mois si la demande s'avère complexe et/ou en raison du nombre de demandes que nous avons à traiter. En cas de prolongation de ce délai, nous vous en informerons en vous donnant la raison de cette décision.
NAOS notifie aux tiers auxquels les Données ont été communiquées les rectifications, effacements ou limitations effectués, sauf si cela s'avère impossible et/ou entraîne un effort disproportionné.
Veuillez noter que dans certaines circonstances prévues par la loi, nous pouvons refuser l'accès à vos informations ou ne pas accepter votre demande lorsque nous sommes autorisés à le faire par la législation applicable en matière de protection des données.
13. Modification de la présente Déclaration
Nous nous réservons le droit de modifier ou de compléter cette Déclaration si nécessaire.
En cas de modifications importantes, la date de modification sera mise à jour et une copie de la nouvelle Déclaration sera publiée sur notre site internet.
Nous vous encourageons à consulter périodiquement cette Déclaration pour savoir comment nous traitons et protégeons vos données.